Som organitzadors professionals de congressos (OPC).
Li oferim un servei personalitzat i a la seva mida també en jornades, fòrums, workshops, seminaris…
Els nostres serveis inclouen:
Abans de la celebració del congrés:
- Secretaria tècnica permanent
- Presentació de candidatures, elaboració del dossier de presentació, contacte amb el Convention Bureau corresponent
- Elaboració d’un pressupost de despeses i ingressos i valoració de la viabilitat financera. Seguiment i control pressupostari. Presentació periòdica del balanç econòmic
- Comptabilitat del congrés. Gestió administrativa, financera i fiscal
- Recerca de la seu més adient
- Distribució d’activitats i espais
- Elaboració i seguiment del timing del congrés
- Sol·licitud i tramitació de: subvencions, reconeixement d’interès sanitari, crèdits de formació continuada
- Gestió dels patrocinadors i exposició comercial: creació del dossier d’espònsors, contacte amb les empreses i institucions, tancament d’acords, elaboració del manual de l’expositor, venda d’espais, atenció a les necessitats particulars durant el congrés (mobiliari, allotjament, càtering, hospitality room)
- Promoció del congrés
- Reunions de seguiment amb els comitès organitzador i científic
- Contractació i supervisió de totes les necessitats tècniques i logístiques: lloguer d’espais, càtering, hostesses, audiovisuals, autocars, intèrprets, muntatge d’estands, etc.
- Branding: creació de la imatge del congrés. Disseny gràfic i elaboració de tot el material: pòsters, programes, llibre de ponències, diplomes, PowerPoint…
- Creació de la pàgina web
- Gestió d’inscripcions on-line: implementació de la passarel·la de pagament, cobrament de les inscripcions, emissió de factures, enviament de confirmacions
- Gestió de reserves hoteleres: negociació de tarifes especials i gestió de bloquejos hotelers
- Secretaria científica: Gestió de comunicacions i abstracts on-line
- Contacte personalitzat amb els ponents i convidats per la gestió de viatge i allotjament, pagament d’honoraris, recopilació de ponències, fotografies i Currículum Vitae
- Protocol
- Programa social: sopar de gala, de ponents, acte de benvinguda , de cloenda, espectacles, visites guiades
- Programa d’acompanyants: tours i visites turístiques
Serveis durant la celebració del congrés:
- Organització de l’acreditació i lliurament de documentació. Possibilitat de control automatitzat d’accessos (codi de barres o QR) i de la presència en les diferents sessions: estadístiques, informes d’assistència…
- Noves inscripcions
- Atenció personalitzada als ponents, convidats, comitès, autoritats i patrocinadors
- Coordinació i supervisió del muntatge general del congrés: sales i exposició comercial
- Coordinació i supervisió de tots els proveïdors : càtering, hostesses, audiovisuals, intèrprets…
- Coordinació i supervisió dels esdeveniments socials i paral·lels: sopars, tours, festes. Control previ de muntatge i benvinguda dels assistents
- Streaming web: retransmissió en directe del congrés. Creació d’Apps. Votació interactiva
Serveis Post congrés:
- Elaboració informe general del congrés
- Liquidació de l’informe econòmic
