Organització de congressos

Som organitzadors professionals de congressos (OPC).

Li oferim  un servei personalitzat i a la seva mida també en jornades, fòrums, workshops, seminaris…

Els nostres serveis inclouen:

Abans de la celebració del congrés:

  • Secretaria tècnica permanent
  • Presentació de candidatures, elaboració del dossier de presentació, contacte amb el Convention Bureau corresponent
  • Elaboració d’un pressupost de despeses i ingressos i valoració de la viabilitat financera. Seguiment i control pressupostari. Presentació periòdica del balanç econòmic
  • Comptabilitat del congrés. Gestió administrativa, financera i fiscal
  • Recerca de la seu més adient
  • Distribució d’activitats i espais
  • Elaboració i seguiment del timing del congrés
  • Sol·licitud i tramitació de: subvencions, reconeixement d’interès sanitari, crèdits de formació continuada
  • Gestió dels patrocinadors i exposició comercial: creació del dossier d’espònsors, contacte amb les empreses i institucions, tancament d’acords, elaboració del manual de l’expositor, venda d’espais, atenció a les necessitats particulars durant el congrés (mobiliari, allotjament, càtering, hospitality room)
  • Promoció del congrés
  • Reunions de seguiment amb els comitès organitzador i científic
  • Contractació i supervisió de totes les necessitats tècniques i logístiques: lloguer d’espais, càtering, hostesses, audiovisuals, autocars, intèrprets, muntatge d’estands, etc.
  • Branding: creació de la imatge del congrés. Disseny gràfic i elaboració de tot el material: pòsters, programes, llibre de ponències, diplomes, PowerPoint…
  • Creació de la pàgina web
  • Gestió d’inscripcions on-line: implementació de la passarel·la de pagament, cobrament de les inscripcions, emissió de factures, enviament de confirmacions
  • Gestió de reserves hoteleres: negociació de tarifes especials i gestió de bloquejos hotelers
  • Secretaria científica: Gestió de comunicacions i abstracts on-line
  • Contacte personalitzat amb els ponents i convidats per la gestió de viatge i allotjament, pagament d’honoraris, recopilació de ponències, fotografies i Currículum Vitae
  • Protocol
  • Programa social: sopar de gala, de ponents, acte de benvinguda , de cloenda, espectacles, visites guiades
  • Programa d’acompanyants: tours i visites turístiques

 

Serveis durant la celebració del congrés:

  • Organització de l’acreditació i lliurament de documentació. Possibilitat de control automatitzat d’accessos (codi de barres o QR) i de la presència en les diferents sessions: estadístiques, informes d’assistència…
  • Noves inscripcions
  • Atenció personalitzada als ponents, convidats, comitès, autoritats i patrocinadors
  • Coordinació i supervisió del muntatge general del congrés: sales i exposició comercial
  • Coordinació i supervisió de tots els proveïdors : càtering, hostesses, audiovisuals, intèrprets…
  • Coordinació i supervisió dels esdeveniments socials i paral·lels: sopars, tours, festes. Control previ de muntatge i benvinguda dels assistents
  • Streaming web: retransmissió en directe del congrés. Creació d’Apps. Votació interactiva

 

Serveis Post congrés:

  • Elaboració informe general del congrés
  • Liquidació de l’informe econòmic
Organització de congressos a Barcelona

Comments are closed.

top